A atividade de follow-up é fundamental no processo de negociação de vendas. Ela dita o ritmo da negociação, possibilita obter feedback (tema para um próximo artigo) e dá sinais do quanto as partes estão interessadas em fechar um negócio. Resumindo, para quem não está familiarizado, o follow-up é uma atividade de rotina dentro da negociação na qual o vendedor faz contatos periódicos com o comprador potencial para conduzir a venda para o fechamento (o sim ou não).

Por ter um caráter definidor, o follow-up é visto com certo receio por vendedores inciantes e empresas que não estão acostumadas a serem proativas em vendas. Por outro lado, muitas vezes a atividade é tão corriqueira em empresas mais habituadas, que a falta de pudor extrema acaba gerando inconveniência ao comprador potencial. A clássica abordagem “dá ou desce”.

O ponto de equilíbrio entre os extremos de não fazer follow-up e fazer demais precisa ser buscado com bom senso, para que seja alcançada a dose certa e não geremos uma percepção de imagem ruim da marca. Afinal, não fazer follow-up denota descaso. Ou seja, se você enviar uma proposta a um cliente e nunca a fizer follow-up, dará a entender que não tem maior interesse em fazer negócios com ele. Parecerá que só enviou a proposta por uma razão protocolar ou para cumprir a sua meta de emissão de propostas. Entretanto,se fizer follow-up demais, dará uma impressão de desespero, de que você só quer tomar o dinheiro do cliente ou só está preocupado com as suas metas. O que também é muito chato para a empresa.

Então como fazer follow-up, sem parecer desinteressado nem desesperado? Enquanto é verdade que não pretendo ter uma fórmula mágica, vou lhe passar algumas dicas que podem lhe ajudar a melhorar o follow-up de negociação da sua empresa:

  1. Você não é chato: entenda, antes de mais nada, que há um acordo tácito entre você e aquele que lhe solicitou uma proposta. Este acordo prevê que, se ele tomou parte do seu tempo e conhecimento (que custam dinheiro para a sua empresa) na elaboração de uma proposta, é justo que ele lhe retribua gastando algum tempo para lhe responder ao follow-up. Mesmo que seja para dizer que ainda não leu a sua proposta. Quero dizer, ninguém é obrigado a comprar de você. Mas é sinal de profissionalismo (e consideração) responder ao seu follow-up. Então não tenha receio de fazer follow-up.
  2. Observe a duração do ciclo de vendas: se uma negociação de proposta dura em média 90 dias na sua empresa, você não deve ligar a cada 48h para o comprador para saber se ele já tem um feedback. É possível que a sua proposta seja repassada e analisada por várias pessoas antes de sequer um feedback ser formado. É possível também que a sua proposta esteja concorrendo com outras. Ou dependendo de alguma variável interna para ser aprovada ou não. Da mesma forma, esperar os primeiros 60 dias para fazer um follow-up é tempo demais. E se o cliente fechar com um concorrente neste intervalo, sem que você tenha feito nenhum movimento?
  3. “Coma o boi aos bifes”: seguindo o exemplo do tópico anterior, cada momento da negociação exige uma abordagem diferente no follow-up. Talvez nos 30 dias iniciais um follow-up semanal seja interessante, pois a venda ainda estará “quente”. Pode ser que muitos dos seus negócios fechem neste período, então observe. Já nos 30 dias seguintes, a negociação tende a ter esfriado um pouco. Então é hora de “tirar o pé” e fazer follow-ups mais pontuais, tipo a cada 15 dias. Agora se depois de 60 dias não houve fechamento, dependendo dos feedbacks até então, quem sabe seja melhor um follow-up mensal para manter a negociação “respirando”. Ou fazer um follow-up final e encerrar a proposta como perdida.

Enfim, o que lhe sugiro é a criação de critérios para realizar o follow-up. Desta forma, tanto os seus colaboradores quanto os clientes e prospects entenderão que trata-se de uma política da empresa. Ficará claro que você não quer ser chato, nem inconveniente, não está desesperado, mas sim, tem muito interesse em fechar o negócio. Afinal, por que gastar tempo e dinheiro na emissão de uma proposta, se não você não tem interesse no negócio? Faça o follow-up bem feito e obtenha o feedback, tema do nosso próximo artigo.